חטיבות ארכיוניות

בארכיון הציוני המרכזי - המהווה ארכיון רשמי של מוסדות התנועה הציונית (ההסתדרות הציונית, הסוכנות היהודית, קרן קימת לישראל וקרן היסוד) ומוסדות המשנה הרבים שנוצרו על ידי או בצד גופים אלה - שמורים לצמיתות התיקים שנוצרו תוך כדי הפעילות של מוסדות אלה.
 
בנוסף, שמורים בארכיון הציוני תיקי ארכיונים של מוסדות היישוב היהודי החדש בארץ ישראל (ארכיון הוועד הלאומי, ארכיון פיק"א, ארכיון הסתדרות מדיצינית "הדסה" ועוד), של משרדי הקונגרס היהודי העולמי במקומות השונים, שרידי ארכיונים של אגודות חובבי ציון ושל הפדרציות הציוניות הארציות מכל רחבי העולם.  
 
כמו כן שמורים בארכיון הציוני יותר מ-1,500 ארכיונים של אישים ממנהיגי ופעילי התנועה הציונית והיישוב. ארכיונים אלה בחלקם קטנים ביותר (תיק אחד או שניים) וחלקם גדולים מאד (עד עשרות מיכלים). רשימת בעלי הארכיונים כוללת דמויות ידועות בהיסטוריה הציונית המודרנית, כמו: תיאודור הרצל, נחום סוקולוב, דוד וולפסון, מכס בודנהיימר, הנריטה סאלד, אליעזר בן יהודה, חיים ארלוזורוב ודמויות של עסקנים, אנשי מקצוע ואחרים.
האוספים שמורים במחסנים תת קרקעיים בבניין הארכיון הציוני בירושלים.
 
שפת הרישום של שמות החטיבות: עברית ואנגלית (ראה מדריך לחטיבות ואוספים)
 
שפת הרישום של התיקים: תיאורי רוב התיקים בחטיבות השונות הם בעברית. אולם, אם רוב המסמכים המקוריים שבתיקי החטיבה הם באנגלית, תיאורי התיקים נרשמו באנגלית. רוב תיאורי התיקים (כ-80%) רשומים בעברית.
 
 
האוספים בארכיון הציוני מסודרים על פי חטיבות: מוסדיים, אישיים, תיקים ופריטים מיוחדים        
  
 
האוספים בארכיון הציוני מסודרים לפי חטיבות ארכיוניות ומסומלים בהתאם. 
 
חטיבות של ארכיונים מוסדיים
לדוגמא:
·       המשרד הציוני המרכזי בלונדון – Z4
·       המחלקה לכספים – S1
·       חברת הכשרת היישוב – L18
·       הלשכה הראשית של קרן קימת לישראל – KKL5
·       הלשכה הראשית של קרן היסוד – KH4
·       הוועד הלאומי – J1
·       הקונגרס היהודי העולמי, המשרד בלונדון – C2 
טיבות ארכיוניות
 חטיבות של ארכיונים אישיים
רוב הארכיונים האישיים מסומלים באות  "A"
(חוץ מארכיון תיאודור הרצל המסומל ב-"H1" וארכיון דוד וולפסון המסומל ב-"W1")
 לדוגמא:
·       ארתור רופין – A107
·       אליעזר בן יהודה – A43
·       לייב יפה – A13
אם הארכיון האישי הוא קטן וכולל תיק אחד או תיקים ספורים בלבד, סימולו "AK"
לדוגמא:
·       אוריאל אדיב - AK826
·       נתן גורליק – AK685  
 
 
תיקים
כל חטיבה ארכיונית מורכבת מתיקים,
לעיתים תיקים בודדים ולעיתים עשרות אלפי תיקים בהתאם לכמות החומר שנוצר בידי הארגון,
המוסד או האיש שיצר את החומר. 
התיקים השייכים לחטיבה מסויימת מסומלים לפי מספר ייחודי בתוך החטיבה.
 לדוגמא:
·       L18\4285
·       Z4\3393
·       A43\15
·       AK826\1
 

 

 
 
תעודות/פריטים מיוחדים מסוגים שונים בתיקים
לעיתים צויינו, מתחת לרמת הרישום של כותר/תיאור התיק הכללי, תעודות מיוחדות (מכתב, פרוטוקול, דו"ח, חוברת וכו') בעלות זיקה לנושא הכללי של התיק או פריטים חריגים אחרים הן בסוג (מפה, תצלום, כרזה וכו') והן בגודל. פריטים אלה סומלו ונרשמו ברמה נפרדת מתחת לתיאור/כותר התיק הכללי.
לדוגמא:
תעודה מיוחדת שצויינה בתיק נרשמה בסימול L18\4285-1t
אם צוינה תעודה נוספת בתיק היא נרשמה בסימול L18\4285-2t וכו'.
מפה שנמצאה בתיק נרשמה בסימול        L18\4285-1m
אם צויינה מפה נוספת בתיק היא נרשמה בסימול L18\4285-2m
כרזה שנמצאה בתיק נרשמה בסימול L18\4285-1kra
אם צוינה כרזה נוספת בתיק היא נרשמה בסימולL18\4285-2kra
כרוז שנמצא בתיק נרשם בסימולL18\4285-1kru
אם צוין כרוז נוסף בתיק הוא נרשם בסימולL18\4285-2kru  
תצלום שנמצא בתיק נרשם בסימולL18\4285-1p
אם צוין תצלום נוסף בתיק הוא נרשם בסימולL18\4285-2p
 
פריטים בגודל חריג (מעל  A4) שנמצאו בתיקים (תעודה, מפה, כרוז, כרזה, תצלום), הוצאו מתוכם והושמו במגירות מיחדות בהתאם לגודלם. במקרים שכאלה צורף דף רמיזה מיוחד לתיק המציין את פרטי הפריט שהוצא.