מארכיון ידני לארכיון דיגיטלי

 

העלון המודפס "מעת לעט" ראה אור בין השנים 2008-1999, וכלל 18 גיליונות. מטרתו המרכזית הייתה לחשוף את אוצרות הארכיון לקהל הרחב. הוא חולק למבקרים בארכיון, ונשלח בדואר לכ-1,200 מנויים. החל מעלון מספר 16 הוא הופץ גם במייל, והעלון ה-19 (והאחרון במתכונת זו) יצא בגרסה דיגיטלית בלבד.

 

עלון הארכיון יוצא לדרך!

למעשה, העלון מילא את תפקיד הרשתות החברתיות של ימינו. הוא כלל כתבות על פריטי מקור בהקשר אקטואלי, דיווחים על ביקורי אח"מים וקבוצות, מידע על קבלת אוספים חדשים ועל הטיפול בהם וגם מעקב אחר תהליך הדיגיטציה והמחשוב, שעבר הארכיון בשנים אלה. בגיליון הראשון, שפורסם במאי 1999, נכתב כי מטרתו להכיר את הארכיון למבקרים ולקוראים חדשים:

"מי שמבקר בארכיון הציוני בפעם הראשונה, מופתע לגלות את כמות החומר השמור בו ואת הרבגוניות שבו. "הפיצו בציבור את מה שיש לכם", אומרים המבקרים, ומפנייה חוזרת זו נולד הרעיון לפרסום העלון... זהו ניסיון ראשון לנו לקבץ ולספר לכל מי שמכיר – וכמובן למי שעדיין לא מכיר – על החדש בארכיון: חומר ארכיוני שזה עתה הגיע, לצד פעילות חינוכית שוטפת של הארכיון בבית ומחוצה לו, חידושים בתחום המחשוב לצד הצצה בתעודה מקורית, ועוד כהנה וכהנה. צוות הארכיון נרתם כולו למשימה, איש איש בתחומו."

"מעת לעט - עלון הארכיון יוצא לדרך", גיליון מס' 1, מאי 1999​

ענת בנין (ראשונה מימין) בהדרכת קבוצת מבקרים בארכיון ממועצת "אעלה בתמר" מציגה את המשחק "כביש הגבורה" מאוספי קרן היסוד, נובמבר 1999. הדיווח על הביקור והתמונה פורסמו בגיליון מס' 3, שנערך אף הוא על ידי ענת. (PHARCHIVES\1001773)

 

העלונים המודפסים עקבו בהתמדה אחר מחשוב הארכיון ותהליך הדיגיטציה. משאבים רבים הופנו לביצוע המהפכה הדיגיטלית, ובתוך עשור השתנו לחלוטין דרכי העבודה והחיפוש. ההחלטה על המעבר מעיון במסמך פיסי לעיון במסמך וירטואלי לא הייתה טבעית ופשוטה, אך יתרונותיה ברורים: נגישות למגוון רחב יותר של משתמשים והגנה טובה יותר מפגיעה בפריטי המקור. על מתח זה ועל ההכרעה לעשות שימוש בטכנולוגיות החדשות נכתב כבר בגיליון הראשון: 

"דיבורים אודות פיתוח "ארכיון וירטואלי" מהדהדים באויר מזה שנים. לחוקרים ולארכיונאים ביננו אשר עובדים ללא הרף עם מסמכים, זה בבחינת "פטה מורגנה". איך יוכלו מחשבים להכיל ולהפיץ באמינות וביעילות את כמויות המסמכים העצומות השמורות בארכיונים? ובמה זה יוכל להועיל לנו?

כאן בארכיון הציוני, מוצאים בימים אלה תשובות: עשרות אלפי תצלומים ומסמכים נסרקים מידי יום והופכים נגישים לקהל דרך המאגר הממוחשב... ומה התועלת בכך? ככלות הכל, מסך המחשב אינו יכול לסייע לנו בהבנת ההקשר והמשמעות ההיסטוריים של המסמך. אולם עיון בהעתק דיגיטלי של תצלום או מסמך עשוי למנוע את נזקי הזמן והבלאי למסמך המקורי; אדרבא, הוא יכול לאפשר גישה פשוטה לאוספים ולעודד שימוש רחב יותר בהם בעולם הלום שגעון מחשבים זה שלנו. אך כאמור אנחנו בתחילת דרכו של מפעל גדול והעבודה עוד רבה."

 

טכנולוגיה מתקדמת כמוה כמעשה קסם

בשלהי שנות ה-90 החלה מלאכת הסריקה העצומה. תחילה נסרקו תיקי ארכיון נבחרים ואוספי התצלומים. ההחלטה אלה תיקים לסרוק נקבעה לפי חשיבותם והדרישה לחטיבות ארכיוניות מסוימות בקרב החוקרים. במקביל, על מנת לאפשר את חיפוש המידע הוקלדו למערכת הממוחשבת תיאורי התיקים והתמונות. אם בעבר הסתמכו החוקרים על "הכרטסת הישנה והטובה" ועל ניסיונם של הארכיונאים, כעת בהדרגה המאגר הממוחשב החליף את הקטלוג הידני. על השינוי הדרמטי נכתב בעלון השלישי, כי "בעת האחרונה החלו כמה מקרבנו להאמין בדבריו של ארתור קלארק שאמר, בתרגום חופשי: "טכנולוגיה מתקדמת כמוה כמעשה קסם". ככלות הכל, קשה להאמין שלארכיון הציוני יש כעת 'ארכיון וירטואלי' המכיל ארבעה מיליון מסמכים וכ-360,000 תצלומים, שיעמדו בקרוב לרשות החוקרים."

גיליון מס' 2, ספטמבר 1999

מספרי תיקים בשניות

"מבקש לראות תצלומים של עולים בעדן שבתימן לפני עלייתם ארצה? מברקי ברכה לקרן קימת בעקבות ההצבעה על תכנית החלוקה באו"ם בנובמבר 1947? דוגמאות של אופנת בגדי ים משנות ה-40? תיאורים של חגיגות פורים בראשון לציון לפני מאה שנה? – אין בעיה. תוכנת המחשב של הארכיון תוכל למסור לך את מספרי התיקים בשניות." הגיליון השמיני, שיצא ביוני 2002, בישר על עמדת מחשב שהוצבה באולם הקריאה בארכיון, שבו אפשר היה לערוך חיפוש במאגר הממוחשב. כעת הוכנסו למאגר הדיגיטלי רשימות וקטלוגים ידניים, פרויקט מורכב שכלל את פענוח כתבי היד – שלא תמיד היו קריאים במיוחד – וסריקה של הכרטסות משני הצדדים, כדי שכל הנתונים יישמרו ויונגשו.

"לא ירחק היום שבו יוכל המבקר באתר הממוחשב של הארכיון לעקוב אחר המצאי בארכיון משולחן העבודה בחדרו, עם כוס קפה ביד, בארץ או בכל מקום אחר בעולם", גיליון מס' 8, יוני 2002

 

גם בעבודה היומיומית שולב המחשוב והזמנת התיקים לעיון החוקרים באולם הקריאה הפכה דיגיטלית. טופסי ההזמנה הידניים הוצאו משימוש, והתהליך הפך להיות יעיל ומהיר יותר. בעלון מיולי 2003 דווח על תחילת הסריקה של אוספי המפות. כ-8,000 מפות של קרן קימת לישראל, שהיו שמורים עד כה במחלקה לגיאוגרפיה באוניברסיטה העברית, הועברו לארכיון הציוני, נסרקו והועלו למאגר הממוחשב. גם אוסף הכרזות זכה לטיפול דיגיטלי: הצלם ארדון בר-חמא צילם אותן, ותיאורי הכרזות הוקלדו למערכת.

 

טופס הזמנה ידני - יצא משימוש לאחר כניסת המחשבים לארכיון

"כרזות מצולמות", אוסף צבעוני ועשיר של כרזות מציג שלל נושאים מחיי היישוב היהודי ומהקמת המדינה, הבולטות שבהן הן כרזות קק"ל וכרזות האחים שמיר, גיליון מס' 11, ינואר 2004

 

גישה אונליין

אתר הארכיון הושק ב-2004. הוא אפשר לערוך חיפוש מרחוק במאגר הממוחשב ולצפות בתיאורי התיקים, הספרים, התמונות, המפות, הספרים והכרזות. החיפוש לפי מילה בלבד ולא לפי ההקשר היה חדשני עבור המבקרים, ובעלון ניתן הסבר מפורט איך הוא מתבצע: "תשומת לב רבה הוקדשה לפיתוח אפשרויות החיפוש: החיפוש הפשוט מאפשר לא רק הגדרת מילה או מונח על ידי החוקר, אלא גם חיפוש על פי הנטיות והנגזרות של כל מילה. לדוגמא: הקלדת המילה "עלייה" תוביל את המחפש למילים: העלייה, עליית, עולים, עליות, עולי וכיו"ב." האתר פנה לכל אחד, "מקטון ועד גדול", וכולם הוזמנו "למסע במנהרת הזמן דרך גלריה וירטואלית הכוללת מבחר מסמכים מלווים בהסברים."

"נא להכיר: אתר האינטרנט החדש של הארכיון", גיליון מס' 12, נובמבר 2004

 

בצעדים גדולים אל אוספים ממוחשבים

סריקת המסמכים נמשכה, והוחלט להתמקד בארכיונים של אישים היסטוריים "בשל גילם המופלג ומצבם הפיזי של החומרים הישנים" כדוגמת ארכיון משה מונטיפיורי. אוסף הכרוזים, שהכיל יותר מ-23,000 פריטים, נסרק אף הוא. בעקבות ביקוש גובר והולך למידע בנושא חקר המשפחה הוחלט לסרוק מאגרי מידע מרכזיים בתחום, ולהקליד את השמות המופיעים בהם. פריטי השמע באוסף הקולי, שהשתמרו בפורמטים שונים, הומרו לקבצים דיגיטליים אחידים.

"ממדור הארכיונים האישיים", סריקת ארכיון משה מונטיפיורי, הכולל תעודות בעלות ערך היסטורי רב מהמאה ה-19, גיליון מס' 11, ינואר 2004

"בצעדים גדולים אל אוספים ממוחשבים", על סריקת אוסף בולי קק"ל של האספן אברהם גוטקובסקי, 

גיליון מס' 14, נובמבר 2005

​​​​​