ארכיונים מוסדיים

האוספים בארכיון הציוני מסודרים על פי חטיבות: מוסדיים, אישיים, תיקים ופריטים מיוחדים 
 
הארכיון הציוני המרכזי מהווה ארכיון רשמי של מוסדות התנועה הציונית: ההסתדרות הציונית העולמית, הסוכנות היהודית, קרן קימת לישראל, קרן היסוד והקונגרס היהודי העולמי. הארכיונים של מוסדות המשנה הרבים שנוצרו על ידי או בצד גופים אלה שמורים אף הם בארכיון הציוני, כמו: המשרד הארץ ישראלי ביפו, ועד הצירים, בנק אפ"ק, בית הספר לאמנות "בצלאל", ומוסד ביאליק.
 
בנוסף, שמורים בארכיון הציוני תיקי ארכיונים של מוסדות היישוב היהודי החדש בארץ ישראל: ארכיון הוועד הלאומי, ארכיון פיק"א, ארכיון הסתדרות מדיצינית "הדסה" ועוד, וכן שרידי ארכיונים של אגודות חובבי ציון ושל הפדרציות הציוניות הארציות מכל רחבי העולם.  
 
האוספים החשובים וההיסטוריים הללו שמורים במחסנים תת-קרקעיים בבניין בן ששת הקומות של הארכיון הציוני בירושלים.
 
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 
   
אופן הרישום של האוספים והחטיבות השונות
 
א. שפת הרישום של התיקים:
תיאורי רוב התיקים בחטיבות השונות הם בעברית. אולם, אם רוב המסמכים המקוריים שבתיקי החטיבה הם באנגלית, תיאורי התיקים נרשמו באנגלית. רוב תיאורי התיקים (כ-80%) רשומים בעברית.
  
ב. חטיבות ותיקים: 
האוספים בארכיון הציוני מסודרים לפי חטיבות ארכיוניות ומסומלים בהתאם.   לדוגמא:
·       המשרד הציוני המרכזי בלונדון – Z4
·       המחלקה לכספים – S1
·       חברת הכשרת היישוב – L18
·       הלשכה הראשית של קרן קימת לישראל – KKL5
·       הלשכה הראשית של קרן היסוד – KH4
·       הוועד הלאומי – J1
·       הקונגרס היהודי העולמי, המשרד בלונדון – C2 
 
כל חטיבה ארכיונית מורכבת מתיקים, לעיתים תיקים בודדים ולעיתים עשרות אלפי תיקים בהתאם לכמות החומר שנוצר בידי הארגון או המוסד. תיקים השייכים לחטיבה מסוימת מסומלים לפי מספר ייחודי בתוך החטיבה. לדוגמא:
·       L18\4285
·       Z4\3393 

  

 
ג. תעודות/פריטים מיוחדים מסוגים שונים בתיקים:
לעיתים צויינו, מתחת לרמת הרישום של כותר/תיאור התיק הכללי, תעודות מיוחדות (מכתב, פרוטוקול, דו"ח, חוברת וכו') בעלות זיקה לנושא הכללי של התיק או פריטים חריגים אחרים הן בסוג (מפה, תצלום, כרזה וכו') והן בגודל. פריטים אלה סומלו ונרשמו ברמה נפרדת מתחת לתיאור/כותר התיק הכללי ומופיעות בתור פריט נוסף בתוך הרישום של התיק. לדוגמא:
תעודה מיוחדת שצויינה בתיק נרשמה בסימול  L18\4285-1t
מפה שנמצאה בתיק נרשמה בסימול  L18\4285-1m
כרזה שנמצאה בתיק נרשמה בסימול  L18\4285-1kra כרוז שנמצא בתיק נרשם בסימול  L18\4285-1kru
תצלום שנמצא בתיק נרשם בסימול  L18\4285-1p
לעיתים יופיע רישום של יותר מפריט אחד - בהתאם לחומר הנמצא בתיק.
 
פריטים בגודל חריג (מעל  A4) שנמצאו בתיקים (תעודה, מפה, כרוז, כרזה, תצלום), הוצאו מתוכם והושמו במגירות מיחדות בהתאם לגודלם. במקרים שכאלה צורף דף רמיזה מיוחד לתיק המציין את פרטי הפריט שהוצא.