ישנם שלושה סוגי חיפוש באתר הארכיון: א. חיפוש באתר המאפשר חיפוש בכתבות ובגלריות שהתפרסמו באתר.
ב. חיפוש באוספי הארכיון המאפשר חיפוש מהיר באוספי הארכיון לפי מילות מפתח.
ג. חיפוש מתקדם המאפשר חיפוש מדויק באוספי הארכיון.
א. חיפוש באתר: על מנת לבצע חיפוש בדפי התוכן של האתר יש להקליד את מילת החיפוש או את מילות החיפוש, ואחר כך ללחוץ על הכפתור "חיפוש באתר".
ב. חיפוש באוספי הארכיון: על מנת לבצע חיפוש באוספי הארכיון יש להקליד את מילת החיפוש או את מילות החיפוש, ואחר כך ללחוץ על הכפתור "חיפוש באוספי הארכיון".
המערכת תציג את התוצאות שנמצאו לכל סוג של חומר: מסמכים, תצלומים, מפות, כרזות/כרוזים, ספרים, עיתונים וכתבי עת, פריטים קוליים ופריטים מוזיאליים. סוגי החומר שבהם נמצאו פריטים רלוונטיים יודגשו בכחול. לחיצה על הכותרת של סוג החומר המבוקש תציג את הפריטים, הנכללים בסוג חומר זה. החיפוש באוספי הארכיון מציג תוצאות מכל השדות של סוגי החומר. לדוגמה: חיפוש של המונח השומר הצעיר יציג תוצאות של מונח זה, המופיעות בתיאור תיק, בכותר של ספר ובנושא התצלום והכרזה.
תוצאות החיפוש יכללו עד 1000 תוצאות לכל סוג. אם יאותרו יותר מ-1000 תוצאות לסוג, לא יוצג המספר המדויק של התוצאות שהתקבלו, אלא תוצג הודעה שנמצאו יותר מ-1000 תוצאות לסוג זה. במקרה כזה יש לבחור מילות חיפוש ספציפיות יותר ולא נושא כללי.
הנחיות כלליות לחיפוש:
חיפוש של מילה בודדת
בחיפוש מילה בודדת תציג המערכת גם תוצאות הכוללות מילות היחס. לדוגמה: חיפוש מידע על השם צרפת יציג פריטים שבתיאוריהם מופיעות גם המילים בצרפת, מצרפת, צרפתי, צרפתים.
חיפוש של מושג המורכב משתי מילים
בחיפוש מושג, המורכב משתי מילים, אין צורך להוסיף את מילת החיבור AND או להוסיף גרשיים לפני המילים ולאחריהן, אלא אם כן מבקשים לחפש את מחרוזת המילים המדויקת. חיפוש שתי מילים יציג תוצאות שבהן מופיעות שתי המילים כצירוף. לדוגמה: חיפוש מידע על המושג מכון ויצמן יציג פריטים, שבתיאוריהם מופיעות המילים מכון ויצמן.
חיפוש שמו של אדם או שם של מקום
בחיפוש שם, יש לחפש את כל הגרסאות של כיתוב השם.
לדוגמה: וייצמן, ויצמן, וויצמן, ווייצמן
שרת, שרתוק
שייח אברק, שיך אברק, טבעון
חיפוש קרקעות:
קיימות אפשרויות אחדות לביצוע חיפוש של תיעוד היסטורי על רכישת קרקעות –
1. לרשום בתיבת החיפוש את שם הקונה
2. לרשום בתיבת החיפוש את המילה קונים או את המילה מגרשים
3. לרשום בתיבת החיפוש את שם היישוב (למשל, בת ים) ואת המילים מסירת אדמה
חשוב לדעת, כי חוזי חכירה עם קק"ל נמצאים בקק"ל, ורק לעיתים רחוקות העתק שלהם נמצאים בתיקים, השמורים בארכיון. כדי לעיין בהם יש לפנות ישירות לקק"ל באמצעות האתר שלהם.
חיפוש מושג הכולל ראשי תיבות
בחיפוש מילה, שכוללת בתוכה גרשיים (מונח בראשי תיבות), יש להשאיר רווח במקום הגרשיים, לדוגמה: אצ ל (במקום אצ"ל), צה ל (במקום צה"ל), או להשתמש בכוכבית (*) במקום הגרשיים. לדוגמה: אצ*ל (במקום אצ"ל), צה*ל (במקום צה"ל). חיפוש צה"ל עם גרשיים לא יעלה תוצאות.
שפת הרישום של החומר הקיים בארכיון היא עברית או אנגלית, לפיכך מומלץ לבצע חיפושים בשתי השפות.
ג. חיפוש מתקדם: בשלב זה החיפוש המתקדם אינו פעיל.